Kako sestaviti in poslati e-pošto v programu Outlook 2013

Outlook je precej sinonim za e-pošto. Zato, poleg vseh drugih funkcij, se prepričajte, da ga boste čim bolj učinkovito uporabljali z e-pošto.

Že nekaj časa pokrivamo vidike Outlooka in goveji uradniki iz urada že poznajo vse te stvari, toda novi uporabniki, kot so tisti, ki morajo vedeti, kako uporabljati Outlook v pisarniški nastavitvi, bi morali vedeti, kako uporabljati Outlook dnevno. To je večstranska in zrela e-poštna aplikacija, ki bi jo morali imeti uporabniki programa Windows v orodjarni.

Ker se je treba veliko naučiti, imamo malo časa za izgubo, zato začnimo takoj s tem, kako sestaviti in poslati sporočila, kot tudi z razčlenitvijo vseh možnosti, ki jih lahko prilagodite, da bo Outlook bolj uporaben in prijeten.

Hitro sestavljanje in pošiljanje sporočila

Če želite ali morate razumeti zelo osnove programa Outlook, smo napisali priročen priročnik za začetnike. Priporočamo, da ga preberete, če je Outlook za vas popolnoma nov.

V nasprotnem primeru lahko v mapi Prejeto Outlook kliknete gumb »Novo e-poštno sporočilo« ali uporabite »CTRL + N«.

Nastalo novo okno sporočil bi moralo biti precej preprosto. Če ste že kdaj uporabljali Microsoft Word ali podoben program za urejanje besedila, vam bodo funkcije osnovnega besedila nedvomno znane.

Na tej točki boste določili, komu pošiljate sporočilo, sestavite sporočilo in kliknite gumb »Pošlji«. To je vse dobro in dobro, če samo sestavljate enkratno sporočilo in potem končate z njim, vendar je to več kot to.

Osveževanje stikov

Ko sestavljate novo e-poštno sporočilo, morate najprej vnesti prejemnika ali prejemnika. To lahko storite tako, da preprosto vnesete njihov e-poštni naslov ali pa kliknete »Na…« in izberete imena iz imenika.

Ne pozabite, če želite hkrati izbrati dva ali več naslovov, držite tipko CTRL in kliknite vsako ime, ki ga želite izbrati, nato pa izberite možnosti za naslavljanje: To in Cc (ali Bcc). Ko izberete vse prejemnike, kliknite »V redu«.

Če že nimate adresarja, vas pokrivamo. Stike lahko uvozite v Outlook iz Gmailove ali podobne e-poštne storitve.

Spreminjanje naslova za odgovor

Recimo, da imate v Outlooku več kot en e-poštni račun. Kako pošljete e-pošto z drugih računov?

Opazili boste, da na gumbu »Od« je puščica. Kliknite ta gumb in na spustnem seznamu boste videli druge račune, tako da lahko izberete drug e-poštni račun.

Lahko pa uporabite e-poštni račun, ki ni povezan z Outlookom, na primer, če uporabljate računalnik drugega uporabnika ali uporabljate računalnik pri delu in želite odgovoriti na osebni račun.

Če to storite, si zapomnite nekaj stvari. Najprej, katerokoli sporočilo, ki ga pošljete, bo kopirano v mapo Poslano pošto, zato ne pošiljajte ničesar osebnega, razen če ga nameravate izbrisati in izprazniti. Če pošljete sporočilo iz svojega dela, ga bodo verjetno shranili na svoj poštni strežnik.

Podpisi in nepremični

Morda ste že seznanjeni s konceptom podpisov ali pa jih celo sami uporabite. V bistvu so podpisi posebni vnaprej sestavljeni deli besedila, ki jih lahko dodate vsakemu sporočilu. To so lahko vaši kontaktni podatki, pomembne informacije o izdelku ali dogodku, ki ga promovirate, ali le globoka ponudba, ki vam je res všeč.

V tem primeru bomo priložili podpis s podrobnostmi o prihodnjih načrtih počitnic. Ta podpis bomo priložili vsem e-poštnim sporočilom, ki izvirajo iz našega delovnega računa, ne pa tudi odgovorom in posredovanjem.

Od tukaj naprej, dokler ne odstranite podpisa s temi nastavitvami, se bo vaše opozorilo o počitnicah pojavilo vsakič, ko sestavite novo e-poštno sporočilo.

Stacionarno?

Podpisi so dovolj preprosti, da ugotovimo, kaj pa stacionarni? Dokler je tam, se pogovorimo. Kot pri podpisih, ste verjetno videli, da je e-pošta nepremična v neki obliki ali v drugi obliki, vendar v bistvu deluje tako: ker pošiljate e-pošto kot HTML, stacionarni samo omogoča, da dodelite ozadja, različne sloge pisav in barve. sporočila.

Vidiš tukaj, kako to deluje. Iz seznama smo izbrali temo »Medvedi«, ki nam daje ozadje s plišastimi medvedi.

Seveda, če ste v službi, se boste morda želeli vzdržati sporočil s plišastimi medvedi in takimi, toda če želite, da vaša sporočila resnično izstopajo, lahko uporabite nepremično funkcijo, da ustvarite nekaj resnično privlačnih rezultatov..

Odgovarjanje in posredovanje sporočil

Odgovarjanje in posredovanje sporočil je preprosto in verjetno ste že opazili odzivna orodja na traku.

Vidite odgovor, odgovorite na vse (uporabljajte previdno) in posredujte možnosti, ki so precej samoumevne, toda kaj od drugih možnosti?

Če kliknete »Srečanje«, lahko zahtevate sestanek, ko odgovorite; Oglejte si vse možnosti, ki jih dobite, ko to naredite.

Sestanke bomo podrobneje obravnavali v prihajajočem članku, kjer bomo razpravljali o pooblastilih za koledarje Outlooka.

Nastavitev možnosti Odgovori in Posreduj

Pojdimo odpreti odgovor in posredujemo možnosti za hiter pogled. Obstaja več načinov, kako lahko spremenite način prikaza izvirnih sporočil, ko odgovorite ali posredujete, ali pa je vključen kot priloga ali pa sploh ni..

Določite lahko tudi, kako se odprejo odgovori in posredujejo, in ali so vaše komentarje naslovljene na vaše ime.

Možnosti pošte preostalega Outlooka

Obstaja veliko drugih stvari, ki se dogajajo v poštnih možnostih, zato, preden zapustimo vas danes, želimo preživeti nekaj časa o njih.

Tukaj je nekaj osnovnih stvari, kot so urejevalne možnosti za spreminjanje načina sestave sporočil, možnosti črkovanja in samodejnega popravljanja ter možnosti podpisa in nepremičnih, ki smo jih že obravnavali..

Mnoge od teh možnosti se odprejo za podmožnosti Na primer, če kliknete »Možnosti urejevalnika…«, boste odkrili celo vrsto dodatnih potrditvenih polj (razdeljenih v dve kategoriji, Proofing in Advanced), da se prehodite.

Če se pomikate navzdol, so na voljo možnosti za prejem sporočil, s katerimi lahko izberete, kako vas Outlook opozori, ko sporočila pridejo v mapo »Prejeto«.

Kot tudi, kako Outlook označuje elemente kot prebrane, ko uporabljate podokno za branje.

Odločite se lahko, kako pogosto se sporočila samodejno shranijo, kje so shranjena in tako naprej.

Ko pošiljate sporočila, kaj se zgodi? Z možnostmi »Pošlji sporočila« izberite privzete ravni pomembnosti in občutljivosti, samodejno preverjanje imen in še veliko drugih majhnih, vendar različnih sprememb, ki jih lahko naredite za svojo uporabniško izkušnjo.

Če vas zanimajo sporočila za sledenje, obstajajo tudi načini za prilagoditev. Tukaj lahko na primer vklopite bralne račune, ki vam pošljejo obvestilo vsakič, ko nekdo prebere vaš e-poštni naslov.

Na koncu najdemo nekatere možnosti za spreminjanje oblike sporočil, ki jih verjetno nikoli ne boste uporabili.

Možnosti Druge imajo nekaj uporabnih funkcij, kot so prikazovanje možnosti prilepljanja (po možnosti nadležnih) in prikazovanje naslednjih in prejšnjih povezav v glavah sporočil pri branju več sporočil v mapi »Prejeto« (verjetno uporabno).

Obstajajo tudi možnosti za konfiguriranje, kako program izvaja čiščenje pogovorov, vendar bomo obravnavali to in druge vidike upravljanja pošte Outlook v prihodnjem članku..

E-pošta je tako nepogrešljiv del Outlooka, zato ni čudno, da ga lahko konfigurirate na veliko načinov. Odveč je reči, ko se boste naučili uporabljati Outlook, se boste včasih vrnili k možnostim, da spremenite nekatere vidike oblikovanja e-pošte in obnašanja.

Nismo končali z raziskovanjem Outlooka, še vedno vam moramo veliko pokazati, na primer, kako boste ravnali s pošiljanjem in prejemanjem prilog, koledarjev, opravil in še veliko več. Zaenkrat pa bi radi slišali več od vas, zato si vzemite trenutek, da nam pošljete hiter komentar v naš forum za razprave..