Izreži nazaj na čas prejeto pošiljanje in prejemanje e-pošte

Foto H je za dom

E-pošta lahko olajša komunikacijo, lahko pa tudi izčrpa vaš čas. Več o tem, kako obdelati vhodno e-pošto in napisati odhodno e-pošto, da prihranite čas.

V skladu z raziskavo iz leta 2005 so razgovori z zaposlenimi razkrili, da je čas, porabljen na elektronski pošti, povzročil, da je podjetje z 10.000 zaposlenimi izgubilo približno 152 milijonov USD plače na leto..

Elektronska pošta ima svoje pomanjkljivosti. Nejasna e-pošta odvrne zaposlene od pomembnih nalog, povezanih z delom, komunikacijskih kanalov v oblaku in pogosto ustvarja dodatno delo. Izogibajte se pastem e-pošte, tako da sledite spodnjim predlogom.

Kako Incoming Email lahko odpadkov vaš čas

Foto: Dvortygirl

Obstaja veliko vrst e-poštnih sporočil, ki lahko zapravijo čas. Tisti, ki:

Lahko se zmanjša iz več sporočil in zgosti v celovito
Ne nanašajte se neposredno na vas
Se nanašajo na vas, vendar ne na neposreden način, zaradi česar niste prepričani, kako ali če se odzovete (in porabite čas)
Ne usmerjajte vas k ukrepanju (kar je neproduktivno)
Odvrzite in / ali spodbujajte, da izgubljate čas na spletu
Niso primerni za e-pošto in so bolj dinamični prek dinamičnega komunikacijskega kanala, kot je poslovno srečanje ali oblika, ki je primernejša za vsebino (kot samostojni dokument, bogat z informacijami)

Kako učinkovito obdelati dohodno e-pošto

Za učinkovito branje in obdelavo e-poštnih sporočil se morate osredotočiti na dve stvari - ugotoviti sporočilo e-poštnega sporočila (ali pomanjkanje) in se odločiti, kakšne ukrepe boste sprejeli kot odziv.

1. korak: Odkrijte sporočilo (ali njegovo pomanjkanje)

Kadarkoli preberete novo e-poštno sporočilo, vzemite čim manj časa, da ugotovite:

Ali vam govornik govori neposredno ali posredno
Ali vam je govornik povedal, kaj od vas pričakujejo
Ali je to storjeno na jasen način
Ali je celotno sporočilo pomembno za vas
Ali se celotno sporočilo zdi primerno, glede na kontekst vašega odnosa s pošiljateljem (ali pomanjkanje, če poskušajo na primer vzpostaviti poslovni odnos)

To vam bo pomagalo ugotoviti, kaj je sporočilo e-pošte in kako se želite odzvati. To je, če se nameravate odzvati na prvem mestu.

Še posebej je pomembno omeniti, ali govornik počne eno ali več stvari, ki vas lahko vabijo, da zapravljate dragocen čas, na primer:

Nejasnost glede tega, kaj želijo povedati
Uporaba jezika v nejasnem ali evfemističnem načinu, da bi se izognili konkretnim izrazom (npr. »Mislim, da moramo v določenem trenutku imeti srce v srcu« proti »Lahko me pokličeš ta teden, da bomo lahko govorili po telefonu o nečem pomembnem? ”)
Razmnoževanje ali odprava teme
Vključno z informacijami, ki niso vaše podjetje, neprimerne, žaljive ali neskladne
Cc ali bcc vas obvešča o sporočilih, ki vam niso pomembna
Ponavljanje istega sporočila prek različnih e-poštnih sporočil ali ponavljanje tega, kar je bilo že zajeto v prejšnjih sporočilih, razen e-pošte
Pisanje o nečem, kar ste že razpravljali in reševali - na pozabljiv ali nepreviden način

V takšnih situacijah bodite še posebej previdni, da se odzovete na učinkovit način, ki zmanjša čas, ki ga porabite za komunikacijo. Ker je preprosto dovoliti, da zgornji dvoumni e-poštni scenariji izčrpajo vaš čas.

2. korak: Odločite se, kaj morate storiti

Ko veste, o čem je sporočilo, ugotovite najbolj produktivni način za odgovor. Nekaj tipičnih odgovorov:

Prenos pogovora na boljši komunikacijski medij, kot so telefonski in konferenčni klici
Odgovarjanje na ponavljajoče se vprašanje, ki ga je zastavilo več oseb - ne prek e-pošte - ampak prek medija z več informacijami, ki ga je mogoče dati v skupno rabo, kot je Google Dokument
Ne odzivam se na sporočila, ki ne pojasnjujejo, kaj pričakuje od vas (tudi če se počutite malo neumno)
Obravnavanje nejasnih sporočil z neposrednimi in kratkimi konkretnimi vprašanji, kot so: "Kdaj želite, da se poročilo dopolni?" Ali "Kako želite, da prispevam k temu projektu?"
Priklic telefona in klicanje osebe, kadar koli pride do okvare drame ali komunikacije - odvajanje prek e-pošte bo trajalo le dlje in lahko okrepi konflikt

3. korak: Nazaj na opravilo

Najpomembneje je, da se morate po odgovoru na e-poštno sporočilo (ki ga lahko sestavljate, če se ne odzovete in namesto tega izbrišete sporočilo) vrniti na nalogo. Premaknite se na naslednjo e-poštno sporočilo, ki vas čaka v mapi »Prejeto«, ali preklopite orodja in se vrnite k dejanskemu delu, namesto da se odzovete na zahteve drugih oseb.

Kako Pošiljanje Email lahko odpadkov vaš čas

Foto: Adikos

Poleg tega obstaja več vrst e-poštnih sporočil ti Pošlji ki lahko zapravijo čas. Tisti, ki:

Nepotrebno se raztegnejo v več sporočil, od katerih je vsak potreben čas in se jih namesto, da bi jih prilagodili, namesto enega celovitega
Ne nanašajte se neposredno na prejemnika, kar je z vaše strani zapravljanje napora
Niso dovolj jasni in se ne morejo prenašati v dolge e-poštne pogovore in / ali nesporazume ali pa sploh ne boste imeli produktivnih ukrepov (kar pomeni, da boste morali kasneje spet začeti pogovor)
Ne usmerjajte prejemnika k ukrepanju, ki je neproduktivno
Odvrzite in spodbudite prejemnika, naj izgublja čas na spletu - kar pomeni, da ga tudi vi spodbuja
Niso primerni za obliko e-poštnega sporočila, temveč so bolje obveščeni prek pogovora v realnem času ali z navodili ali dokumentom, bogatim z informacijami, kot so priročnik, članek v blogu, stran s pogostimi vprašanji, poročilo podjetja ali predstavitev v PowerPointu

Kako učinkovito poslati e-pošto

Če želite pisati e-poštna sporočila, ki dolgoročno ne zapravljajo časa (da ne omenjamo časa prejemnika), se morate osredotočiti na pet stvari: sporočanje jasnega sporočila, zahtevanje od prejemnika, da sprejme ustrezne ukrepe, z dobro strukturo, urejanjem preden zadate in pošljete učinkovito.

1. korak: Spoznajte svoje sporočilo

Preden pripravite e-poštno sporočilo, morate dobiti kristalno jasno sporočilo. Ugotovite:

Kaj želite komunicirati
Zakaj ga želite sporočiti
Kakšno dejanje želite storiti prejemniku
Kako jih najbolje prepričati, da sprejmejo takšne ukrepe

Nekaj pogostih razlogov za pošiljanje e-pošte:

Spomniti nekoga na rok
Da bi nekomu dali pisna navodila o nalogi
Če želite zastaviti hitro vprašanje, na katerega je mogoče ustrezno odgovoriti s pisanjem
Odgovoriti na hitro vprašanje, na katerega je mogoče ustrezno odgovoriti s pisanjem
Prenašanje časovno občutljivih informacij
Če želite ponuditi razpoložljive datume za načrtovanje sestanka
Nadaljevati po srečanju in pokazati spoštovanje

V vseh teh primerih, razen v zadnjem, želite, da vaš prejemnik sprejme nekaj dejanj (tudi če ste le odgovorili na vas).

Včasih se dejanje ne zdi kot dejanje. Morda želite:

Podajte konico za svojega sodelavca
Naj vaši prijatelji vedo, da ste varno pristali na vaši poti
Na kratko predstavite, kako ste na svoji novi destinaciji in kako vas lahko dosežete v naslednjih nekaj tednih

V vsakem od teh primerov prejemniku ne sporočate, naj sprejme določeno dejanje. Vendar pa se predvideva, da se od njih ne pričakuje, da bodo ukrepali, dokler boste poslali ustrezen e-poštni naslov ali vsaj podpisali svoje ime. Razumejo, da se komunikacija z vašim e-poštnim naslovom zlahka konča; da se jim ni treba odzvati.

2. korak: Zahtevajte, da vaš prejemnik sprejme potrebne korake

Za pisanje učinkovitih e-poštnih sporočil, ki vam prihranijo čas, jih morate narediti izvedljive. Prav tako morate zagotoviti, da je vaš prejemnik jasen glede tega, kaj se od njih pričakuje.

Če si ne prizadevate za to, vendar poskušate pojasniti svojo življenjsko zgodbo ali pojasniti, zakaj se držite za naslednji model iPhonea, namesto da bi dobili najnovejšo, lahko pozabite na prihranek časa, ker pisanje pisateljev traja veliko misli in časa.

Pri sprejemanju e-poštnih sporočil se osredotočite na naslednje:

Določitev rokov
Opis načrtov ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih
Ponujajo možne možnosti za naslednji potek akcije (npr. Čas, ko ste na voljo za osebni sestanek, lokacije, ki so na voljo za sestanek)
Ko boste zaprosili za mnenje
Naredite zahtevo, ki je primerna za pisanje in je pravzaprav primernejša za uporabo drugega načina komunikacije
Zagotavljanje niza navodil za nalogo, za katero se je vaš prejemnik strinjal

Bodite proaktivni in samozavestni, ko opisujete ukrepe, ki jih je mogoče uporabiti. Izogibajte se postavljanju odprtih vprašanj, razen če ni druge možnosti. Ker so odprta vprašanja nasprotna od vsebine, ki jo je mogoče uporabiti.

Tu je nekaj primerov:

Namesto da od prejemnika zahtevate, da vam pošlje svoj urnik (in zapravljate e-pošto v postopku) - začnite tako, da jim pošljete svoje razpoložljive sestanke.
Namesto da bi prejemnika vprašali, kaj mislijo o določeni poslovni odločitvi, opišite potencialno odločitev in zahtevajte povratne informacije; na ta način ne bodo morali sami ustvariti nekaj in bodo namesto tega nekaj delali

E-poštni naslov je aktiven, saj bralcu daje jasna navodila in ohranja vsebino za dejanje, ne pa za odprto.

Najpomembneje pa je, da se morate prepričati, da je kakršnokoli dejanje, ki ga pričakujete od vašega bralca, jasno sporočeno. Ne predvidevajte, da vedo, da želite vzpostaviti sestanek ta teden, ko boste ponudili svoje razpoložljive čase. Ne predvidevajte, da vedo, na kakšno delovno nalogo se nanaša vaš niz navodil. Izrecno ga navedite in prijazno jim sporočite, kaj želite.

3. korak: Ustvarite dobro strukturo

Če je vaše sporočilo jasno opredeljeno in ste ga uresničili, je čas, da ga organizirate tako, da to jasnost in zahtevane zahteve posredujete..

Odstavki: Splošno pravilo, ki ga je treba upoštevati, je, da so odstavki pod petimi stavki. To je ne le težko, da se osredotoči na dolge odstavke, medtem ko branje spletnih, vendar clunky odstavki dajejo prejemnik priložnost, da izgubijo osredotočiti in morda zamudili na najpomembnejše točke. To nato vodi do površnih ali odvečnih odzivov, ki oblak komunikacijskega kanala.

Stavki: Pri pisanju stavkov uporabite aktivni glas. Stavke naj bodo kratke in natančne. Izogibajte se tangentam ali nepotrebnemu pojasnjevanju svojega razmišljanja ali občutkov o stvareh. Namesto tega se držite dejstev in kakšne ukrepe zahtevate vaš prejemnik.

Besede: Poskusite ne uporabljati velikih besed ali slenga, razen če veste, da jih bo razumelo vaše občinstvo. Izogibajte se šalam in kulturnim referencam, ki bi jih lahko napačno razumeli, saj je vse, kar je mogoče zlahka napačno interpretirati, potencialna ovira za učinkovito komunikacijo.

Izogibajte se dodatnim besedam in kvalificiranim stavkom. »Glede na trenutne razmere, v katerih se to trenutno dogaja, mislim, da bi bilo pametno ...« je kvalificirana izjava, ki ne samo da zapravlja besede in čas, ampak odvrača pozornost od pravega sporočila. Namesto tega samo navedite svoje priporočilo, ne da bi ga morali kvalificirati.

Še en primer: »Spraševal sem se, če bi vas lahko vprašal ...« Izreži ta stavek in preprosto zastavi vprašanje. Prav tako bo povečalo vaše zaupanje, saj ne boste podzavestno prosili za dovoljenje za proaktivno komunikacijo.

Ločila: Preprečite uporabo ločil. Kvalificiranje besed in besednih zvez je učinkovito le, če se uporablja za vzpostavitev vljudnosti po sprožitvi komunikacije z nekom, s katerim želite imeti poslovni ali osebni odnos. V takšnih primerih vam ni nujno, da želite biti prihajajoči, ampak uporabite nekaj vljudnih stavkov, da pokažete spoštovanje do svojega časa.

Zmanjšajte uporabo vejic - to vam pomaga pri ohranjanju kratkih stavkov. Izogibajte se lenavih besedilnih navdihov, s pretirano uporabo točk in pika. Namesto tega napišite svoje stavke z ustrezno angleščino in uporabite kontrakcije, kadar je to smiselno, ker izboljšujejo pretok bralcev.

Poleg tega razmislite o točkovanju seznamov z oznakami in uporabite vrstico pomišljajev, da razdelite glavne dele (ki lahko vključujejo enega ali več odstavkov)..

Izbrane točke in prelomi odsekov izboljšajo spletno berljivost in vam pomagajo jasneje organizirati vaše sporočilo.

4. korak: Uredite pred pošiljanjem

Pred pošiljanjem e-pošte vzemite 1-2 minut, da ga preberete na glas. To vam bo pomagalo ujeti napake ali opaziti nerodne dele, ki jih običajno ne bi rekli osebno. Odstranite te dodatne besede in poenostavite ločila. Označite sezname in zmanjšajte vaše odstavke.

Ko lahko odgovorite na naslednja vprašanja z »da«, potem ste pripravljeni na »pošlji«:

Je sporočilo jasno?
Ali so pričakovanja učinkovita in jasno navedena?
Ali bo moj prejemnik lahko uspešno prejel moje sporočilo? Uspeh pomeni, da vedo, kaj se od njih pričakuje.
Če bi bile vloge obrnjene, bi lahko uspešno prejel to sporočilo?

5. korak: Učinkovito spremljanje

Poleg tega bodite proaktivni pri nadaljnjem spremljanju vaših e-poštnih sporočil. Če se nekdo ne odzove na neposredno zahtevo, ne izgubljajte časa in se sprašujete, kaj se je zgodilo. Namesto tega pošljite vljudno, vendar neposredno nadaljnje sporočilo, da se prijavite z njimi. Uporabite zgoraj navedena načela. In ne zapravljajte preveč časa, da bi dobili odgovor; če prejemnik ne komunicira z vami, vem, kdaj naj se namesto tega premaknete ali se jim obrnete.

Uporabite e-pošto, da prihranite čas

E-pošta vam lahko prihrani veliko časa, če veste, kako jo učinkovito uporabljati. In to velja za pošiljanje in prejemanje sporočil.

E-pošta je najbolje uporabiti za dostavo dejanj, ki so ustrezno sporočena prek pisanja. Če izkoristite prednosti e-pošte in se izognete številnim pastem, ki izgubljajo čas, služi kot močno orodje.