Outlookova barvna koda za lažje upravljanje
Organiziranje in sledenje številnih e-poštnih sporočil v pisarni vsakodnevno je lahko samo delo. Danes si bomo ogledali uporabo barvnih kod, da bi lažje prepoznali subjekte sporočila in kdo jih pošilja.
Ta funkcija je bila v Officeu 2007 na voljo že od začetka, vendar je še nikoli nismo pokrili in to je nekaj, kar sem spregledal. Po igranju z njim za nekaj časa pa sem ugotovil, da je to dober način za upravljanje z množico e-poštnih sporočil, ki jih dobim vsak dan. Tukaj bomo prebrali kontakte za barvanje, ki pošiljajo sporočila, tako da jih je lažje opaziti. Zdi se, da tudi razvrščanje vsebine v različne barvne skupine pomaga ohranjati stvar.
Pošiljatelji barvne kode
Odprite Outlook in kliknite, da označite sporočilo, ki ga želite barvati.
Pojdite v Orodja in nato Organizirajte.
Odpre se način za organiziranje mape »Prejeto« in kliknete »Uporabi barve«. Zdaj lahko izberete barvo, ki jo želite povezati s tem kontaktom. Izberete lahko tudi določeno barvo za sporočila, ki ste jih poslali samo vam, kar je uporabno kot način za razlikovanje med skupinskimi in osebnimi sporočili.
Tukaj je primer, kaj lahko naredimo z barvami. Morda boste želeli ustvariti le nekaj barv za najpomembnejšega pošiljatelja, vendar sem s tem primerom šla malo v igro.
Kategorije barv
Drug koristen način za vizualno organiziranje sporočil je dodajanje barvnih kategorij. Prilagodite lahko posamezne e-poštne predmete, ki so povezani z vsako barvno kategorijo.
Sporočilo bo imelo barvno paleto kategorij na vrhu in lahko z desno miškino tipko kliknete vrstico, da spremenite barvo.
Za spremembo kategorije lahko v razdelku Kategorije kliknete tudi z desno miškino tipko.
Vsako kategorijo lahko preimenujete v tisto, kar vam je smiselno.
Morda boste želeli ustvariti novo kategorijo za različne pošte. Pojdi na dejanja Kategoriziraj in Vse kategorije.
Na zaslonu Kategorije barv kliknite na Novo in dodelite kategoriji ime in barvo, lahko dodelite tudi bližnjico na tipkovnici.
Zdaj lahko razvrstite po e-poštnih sporočilih glede na vrsto kategorije, v kateri so.
Če želite, da lahko hitro pogledate svoj e-poštni naslov, da dobite idejo o tem, kaj je tam, lahko uporabite barvne kategorije. Upajmo, da boste s tem lahko začeli z organiziranjem e-poštnih sporočil, tako da boste vedeli, kaj šprici šefi želijo, da naredite učinkoviteje.
