Povečajte svojo e-pošto Pisanje produktivnosti s spajanjem sporočil Microsoft Word
Spajanje dokumentov Microsoft Worda je odlično orodje za produktivnost. Vedeti, kako ustvariti prilagojene vrstice z besedilom in priloge, ki ne podpira osnovne funkcije Wordovega spajanja besedil, je lahko reševalec življenja, ko morate pisati e-poštna sporočila v velikem obsegu.
V današnjem članku boste izvedeli, kako uporabljati Wordov čarovnik za spajanje pošte 2010, pisati osebne e-poštne predmete in nastaviti različne priloge za vsakega prejemnika e-pošte.
Slika M! R
Ustvarjanje seznama razpošiljanja
Besedno sporo's „Â anje potnin nas re task usuje od dolgočasne naloge roÄ eachnega vna recipientanja e-po'stnega naslova vsakega prejemnika, tako da nam lahko uvozite e-poštne naslove iz Outlookovih stikov, Excelovih ali Accessovih podatkovnih virov ali podatkovnih datotek Worda.
Stik Outlook je najboljša možnost med tremi, in če ga niste uporabili, bo zdaj pravi čas, da posodobite svoj Outlookov imenik in vam bomo pokazali, kako to storite. Naslednji razdelek lahko preskočite in začnete pisati spajanje dokumentov, če že veste, kako nastaviti Outlookov stik, sicer boste v naslednjih dveh razdelkih predstavili nekaj osnov za nastavitev stika v Outlooku tako, da uvozite svoj spletni seznam stikov.
Nastavite svoj profil pošte
Nastavitev stika programa Outlook se začne z ustvarjanjem poštnega profila, ki shranjuje e-poštni naslov računa, geslo, podatke o strežniku in povezave do drugih podatkov, kot so e-poštna sporočila in naslovi.
Ustvarite lahko nekaj profilov, ki so prilagojeni določenemu e-poštnemu računu.
Pravilno ime profila vam omogoča, da prepoznate e-poštni račun, ki ga povezujete s svojim poštnim profilom.
Svoj e-poštni profil lahko konfigurirate z e-poštnim naslovom, ki ste ga prejeli od ponudnika internetnih storitev, ali z lastnim e-poštnim računom, tako da izberete tretjo možnost.
Izberite »Internetna e-pošta«, če želite uporabiti ponudnika e-pošte, ki omogoča storitev POP - na primer GMail.
Vsak ponudnik internetnih e-poštnih sporočil ima različne konfiguracije POP-jev, se prepričajte, da ste prebrali uporabniški priročnik, da se seznanite z nastavitvijo POP-ja.
Čestitamo! Če vidite ta zaslon, ste uspešno nastavili svoj poštni profil. Zdaj smo pripravljeni za namestitev naše Outlookove kontaktne mape.
Populacija mape stikov
Seznam prejemnikov lahko ročno vnesete v Outlook ali uvozite druge spletne naslove - kot so adresar GMail, Yahoo ali Hotmail. Večina spletnih ponudnikov elektronske pošte nam omogoča, da izvozimo svoj adresar v Outlookov združljiv vir podatkov. Na primer, Gmail nam omogoča, da naše stike izvozimo v datoteko CSV, združljivo s programom Outlook.
Funkcija uvoza programa Outlook podpira različne vrste datotek: csv, vcard, RSS, iCalendar in še veliko več, zaradi česar je odlično orodje za ustvarjanje seznama za razpošiljanje sporočil.
Datoteka CSV spada v kategorijo »Drugi program ali datoteka« v Outlooku.
Datoteke ACT, datoteke DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, PST so nekatere od programskih datotek, ki jih podpira Outlook - za nas smo izbrali vrsto datoteke, ločene z vejico (Windows).
Zdaj poiščite datoteko CSV, ki smo jo pravkar izvozili iz adresarja Gmail.
Med vsemi temi mapami je mapa s stiki najboljša možnost za naš namen spajanja.
Outlook potrebuje nekaj minut, da uvozi vaš stik, odvisno od števila e-poštnih naslovov, ki jih uvažate.
To mapo stikov bi lahko uporabljali, ko bo Outlook končal uvoz vseh vaših stikov za spajanje dokumentov.
Čarovnik za spajanje dokumentov
Začnite z praznim dokumentom in odprite trak »Pošiljanje«, da začnete s spajanjem pošte.
Čarovnik je najboljši način za začetnike, da začnejo izvajati prvo spajanje.
Izbiranje prejemnikov sporočil
Čarovnik nas bo prosil, da izberemo vrsto dokumenta za naše spajanje dokumentov, e-poštna sporočila so ustrezna vrsta dokumenta za današnjo izvedbo spajanja dokumentov.
E-poštno sporočilo lahko začnemo pisati iz praznega dokumenta, predloge ali obstoječega dokumenta.
Izberite našo mapo Outlookovih stikov kot naš seznam za spajanje e-pošte v 3. koraku.
Imamo možnost, da uporabimo kateri koli poštni profil, ki smo ga nastavili v našem sistemu.
Število stikov bi moralo biti več kot nič, če je Outlook uspešno uvozil vaš Gmailov naslov.
Izberite osebe, ki jih želite vključiti v distribucijo e-pošte, tako da označite ustrezna potrditvena polja.
Sestavljanje e-poštnega sporočila
Začnite pisati e-poštno sporočilo in vstavite polja za združevanje, kjer želite namestiti prilagojena sporočila - na primer naslov ali priimek na ustrezno mesto v dokumentu.
Vsako polje za spajanje bo zaprto v dvojni ševron; Ko končate čarovnika za spajanje dokumentov, bodo zamenjani s podatki o vaši kontaktni kartici.
Predogled e-poštnega sporočila, da vidite, kako Word obdela polja, tako da klikne povezavo »Naprej: Predogled e-poštnih sporočil«.
Če ste zadovoljni s predogledom, kliknite povezavo »Naprej: dokončaj spajanje« in Word bo združil e-poštno sporočilo vsem prejemnikom s skupnim naslovom.
Prilagajanje vrstice zadeve
Čarovnik prekine postopek združevanja pošte v naslednje korake: izbira prave vrste dokumenta in predloge, ustvarjanje seznama za razpošiljanje, ocenjevanje predogleda spajanja dokumentov in pošiljanje e-poštnih sporočil vsem prejemnikom.
Na tej točki boste morda opazili dve običajni dejavnosti pisanja e-pošte, ki ju čarovnik ne podpira, pisanje prilagojenih vrstic predmetov in nastavitev različnih prilog. Moramo uporabiti makro, da jih naredimo v spajanju pošte, po možnosti še preden zaključimo čarovnika.
Ko je pismo odprto, pritisnite “Alt + F11” in dvakrat kliknite “ThisDocument” v delovnem oknu Word, da odprete urejevalnik makrov..
Prilepite to makro kodo, ki jo je napisal strokovnjak za makro kodiranje hutchinsfairy, v prazno podokno in jo shranite.
Dim WithDogodki wdapp As Application
Dim EMAIL_SUBJECT Kot niz
Dim FIRST_RECORD Kot logičnoZasebni pod-dokument_Open ()
Nastavi wdapp = Application
ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1End Sub
Zasebni pod dokument_Zapri ()
Nastavi wdapp = Nič
End Sub
Zasebna podpora wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (ByVal Doc kot dokument, Prekliči kot logični)
Dim i As IntegerZ ActiveDocument.MailMerge
Če je FIRST_RECORD = True nato
EMAIL_SUBJECT = .MailSubject
FIRST_RECORD = False
Else .MailSubject = EMAIL_SUBJECT
End Ifi = .DataSource.DataFields.Count
Naredite Čeprav i> 0
.MailSubject = Zamenjaj (.MailSubject, "", .DataSource.DataFields (i) .Value,,, vbTextCompare)
i = i - 1
LoopKončaj s
End Sub
Zasebna podpora wdapp_MailMergeBeforeMerge (ByVal Doc kot dokument, ByVal StartRecord kot dolg, ByVal EndRecord kot dolg, Prekliči kot Boolean)
FIRST_RECORD = True
End Sub
Zasebna podpora wdapp_MailMergeAfterMerge (ByVal Doc kot dokument, ByVal DocResult kot dokument)
ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
End Sub
Vrnite se k dokumentu in kliknite povezavo »Naprej: dokončaj spajanje«, da pošljete e-pošto.
Kliknite na povezavo »Elektronska pošta ...«, da pošljete sporočilo.
Postavite ustrezna polja za spajanje, obdana s šivrom, v vrstico z zadevo.
Makro bo razčlenil polje za spajanje in ga nadomestil s prejemnikovim priimkom, ko bo Word poslal dokument.
Vstavljanje različnih elementov v e-pošto
Do te točke smo se naučili, kako uporabljati čarovnika za spajanje pošte in kako prilagoditi tematska polja - in za dokončanje današnje vadnice vam bomo prikazali dodatek tretje osebe, ki nam bo omogočil, da za vsako e-pošto priložimo različno datoteko.
Prenesite dodatek, ga razširite in ugotovili boste, da je dodatek na voljo kot predloge Wordovih dokumentov. Če uporabljate Word 2007 ali 2010, in »CreateEMailData Word 2003 Ver02« uporabite »CreateEMailData Word 2007 Ver02«, če uporabljate Word 2003.
Kopirajte ustrezno predlogo dokumenta v mapo »% appdata% Microsoft Word«, kjer je »% appdata%« vaša Microsoftova zagonska mapa - v našem primeru je to »C: Uporabniki:.
Po kopiranju datoteke v Microsoftovo zagonsko mapo znova zaženite Word in videli boste dva nova dodatka: ustvarite podatkovno datoteko in se združite v e-pošto v meniju »Pošiljanje«..
Pripravite podatkovno datoteko z dvo-stolpčno tabelo - e-poštni naslov prejemnika v levem stolpcu in celotno pot do datoteke priponk v desnem stolpcu, nato pa jo shranite v isto mapo kot vaš spajanje dokumentov kot »MergeAttachmentsData«. Poudariti moramo, da morate datoteko shraniti kot »MergeAttachmentsData«, sicer dodatek ne najde datoteke za iskanje priponk.
Vrnite se na dokument za spajanje dokumentov in razdelite dokumente v posamezne datoteke.
Pojavilo se mora novo okno dokumenta z besedo in kliknite gumb »Spoji na e-pošto«. Na rumenem pogovornem oknu preprosto kliknite gumb 'Ok', ker smo že pripravili podatkovno datoteko.
Vnesite ustrezno temo za e-pošto, kliknite V redu in Outlook bo poslal e-poštno sporočilo s prilogo, ki jo določite v podatkovni datoteki.
Word, s svojimi številnimi uporabnimi funkcijami, je resnično odlično orodje za produktivnost. Veselimo se, da bomo lahko za naše bralce napisali več člankov. Medtem si oglejte druge članke o Words na naši spletni strani.
Upamo, da ste se naučili, kako uporabljati Wordovo spajanje iz današnjega članka. V drugih oddelkih za komentarje se lahko pogovorite o drugih namigih za spajanje.
