Začetnik Kako vzdrževati, arhivirati in varnostno kopirati podatke v Outlooku 2013
Danes pokrivamo »dolgočasne« Outlookove stvari. Vzdrževanje in varnost, kot je vzdrževanje in varovanje podatkovne datoteke programa Outlook 2013 - polna vseh pomembnih podatkov - z varnostnim kopiranjem in arhiviranjem.
Od tega trenutka, če uporabljate Outlook za sestavljanje in pošiljanje e-poštnih sporočil, in si vzeli čas, da svoje stike G-pošte uvozite v imenik ali dejstvo, da celo uporabljate Outlook imenik, pomeni, da imate veliko podatkov, ki jih je treba zaščititi.
Prav tako ste verjetno porabili veliko časa in dela za ustvarjanje koledarjev, dodajanje nalog in seznamov opravil in morda celo kup opomb, ki jih želite shraniti..
Vse to pomeni, da poskrbite, da vsaj občasno varnostno kopirate vaše podatkovne datoteke, ker lahko to potrdi vsak od nas, da je precej frustrirajuče in depresivno izgubiti vse podatke in začeti znova.
Nadzorna plošča za pošto
Za začetek si poglejmo hitro nadzorno ploščo Mail v sistemu Windows.
Kot prikazuje slika, imate dostop do treh ključnih področij namestitve Outlooka. To pa pomeni, da se s klikom na gumba »E-poštni računi ...« ali »Podatkovne datoteke…« odpre isto okno na ustreznih zavihkih.
V naslednjem posnetku zaslona je prikazan zavihek E-pošta, s katerim lahko izvajate dejanja na e-poštnem računu, kot so popravila ali spreminjanje. Ogledate si lahko tudi, kje so shranjeni podatki za vsak račun.
Če želite neposredno vplivati na te podatkovne datoteke, kliknite zavihek »Podatkovne datoteke«. Tukaj je nekaj priročnih stvari.
Na primer, kliknite gumb »Odpri lokacijo datoteke«, da vidite, kje se nahajajo vaše podatkovne datoteke. To je priročno, saj boste želeli vedeti, kje so v primeru, da jih boste morali skenirati in popraviti (o tem v naslednjem razdelku).
V oknu »Nastavitve računa« lahko uporabite še eno zanimivo funkcijo. Če so se vaše podatkovne datoteke povečale in vzamejo veliko prostora na disku (nekateri zbirajo gigabajte na gigabajtih stare e-pošte), ga lahko stisnete..
Kliknite gumb »Nastavitve« na kartici Podatkovne datoteke in nato »Zdaj kompaktiraj«, da zmanjšate velikost podatkovne datoteke programa Outlook.
Nadzorna plošča Mail je zanesljiv način za vzdrževanje podatkovnih datotek in profilov, vendar to ni edini način, aplikacija Outlook pa vam omogoča tudi upravljanje z nabiralniki. Te kontrole vam bomo pokazali takoj, ko bomo pokazali, kako popraviti vaše podatkovne datoteke.
Zagon orodja za vzdrževanje PST
Če do sedaj niste opazili, so podatki programa Outlook shranjeni v datoteki .PST ali .OST in večinoma ni nič narobe s tem.
Na žalost se vaši podatki včasih poškodujejo, kar ni isto kot rekel, da je slabo ali brezupno, če želite obnoviti, morate zagnati priloženo orodje za popravilo prejetih sporočil. Orodje za popravilo prejete pošte ali »ScanPST« bo skeniralo in popravilo vašo datoteko z osebnimi mapami, preverilo in popravilo napake pri izdelavi varnostne kopije poškodovane datoteke .PST ali .OST samo v primeru, da se nekaj zgodi med obnovitvijo.
Orodje ScanPST lahko najdete v namestitveni mapi programa Outlook, običajno C: Programske datoteke Microsoft Office Office15. Ko ga najdete, dvokliknite pripomoček ScanPST, da ga zaženete.
Prva stvar, ki jo boste morali storiti, je, da poiščete, kje se nahajajo vaše datoteke .PST ali .OST. V naslednjem posnetku zaslona vidite, kje se nahajajo na našem računalniku. Izberemo enega in kliknemo »Odpri«.
Če orodje ScanPST odkrije napake, vas bo o tem obvestilo in ponudilo popravilo. Kliknite na gumb z ustreznim naslovom, da sprožite popravilo.
Ko končate, vam bo orodje ScanPST sporočilo, da je bila vaša Outlookova datoteka uspešno popravljena.
Orodje lahko zaprete ali pa po potrebi ponovite postopek na vseh drugih podatkovnih datotekah.
Samodejno arhiviranje podatkov
Oglejmo si nekaj pomembnih informacij o tem, kako najbolje arhivirati in varnostno kopirati podatke. Prva stvar, ki jo želimo razpravljati, so vaše možnosti za samodejno arhiviranje. Za začetek kliknite jeziček »Datoteka« na traku, da boste videli naslednji zaslon.
Takoj opozorite, da lahko izberete račun, ki ga želite obravnavati (če je primerno), tako da kliknete spustni meni, ki se nahaja nad gumbom Dodaj račun..
Kliknite gumb »Orodja za čiščenje« in iz možnosti izberite možnost »Čiščenje nabiralnika«. Spodaj so izbire, ki jih boste videli. Vse tukaj je namenjeno obrezovanju maščobe iz mape Prejeto in arhiviranju starih sporočil.
S klikom na gumb »Samodejno arhiviranje« bo Outlook samodejno arhiviral vse poštne mape, ki so bile konfigurirane kot take. Če želite nastaviti možnosti samodokončanja, z desno miškino tipko kliknite mapo za e-pošto in izberite zavihek »Samodejno arhiviranje«.
Tukaj vidimo tipično okno Lastnosti poštne mape. Zavihek AutoArchive vam omogoča, da nastavite, kako je mapa samodejno arhivirana. Upoštevajte, da je na tej sliki zaslona mapa konfigurirana za samodejno arhiviranje po lastnem urniku in dejanjih.
Mapo lahko določite tudi za samodejno arhiviranje v skladu s splošnimi privzetimi nastavitvami samodejnega iskanja v Outlooku. Če nastavite mapo na privzete nastavitve in nato kliknete »Privzete nastavitve arhiva…«, se bo prikazalo naslednje pogovorno okno (ker so »privzete«), ne glede na spremembe, ki jih nastavite tukaj, za vsako mapo, ki je konfigurirana za privzeto samodejno iskanje.
Ne pozabite, te nastavitve lahko najdete tudi tako, da odprete Možnosti in kliknete naslov »Napredno«.
Pojdimo zdaj na ročno arhiviranje vaših podatkov.
Ročno arhiviranje podatkov
Če preprosto ne želite uporabljati samodejnega arhiva ali želite sami pospešiti postopek arhiviranja, se vrnite na orodja za čiščenje, ki so na voljo na zaslonu Informacije o računu, in kliknite in izberite »Arhiv«, da odprete pogovorno okno.
Enostavno, preprosto želite izbrati mapo, ki jo želite arhivirati, izbrati datum za arhivske elemente in nato izbrati mapo, kamor želite shraniti arhiv. To je to, končali ste!
Varnostno kopiranje in obnovitev podatkovne datoteke programa Outlook
Varnostno kopiranje datotek Outlookovih podatkov je tako preprosto kot kopiranje datotek .OST ali .PST na drug trdi disk, strežnik v oblaku, pogon s palcem ali drug medij za shranjevanje. Spomnite se, kako najti vaše podatkovne datoteke?
Odprite nadzorno ploščo Mail in kliknite gumb »Podatkovne datoteke«. Kliknite »Odpri lokacijo datoteke…« in nato lahko varnostno kopirate svoje podatkovne datoteke.
Na stranski strani lahko trajno premaknete svoje podatkovne datoteke v lokacijo v oblaku, na primer v mapo OneDrive ali Dropbox, s čimer zagotovite, da so podatki programa Outlook vedno tehnično podprti..
Če želite obnoviti varnostno kopirano podatkovno datoteko, se vrnimo na kartico Datoteka in izberemo »Odpri podatkovno datoteko Outlook«.
V naslednjem posnetku zaslona se Explorer samodejno odpre v naših arhivih, vendar lahko očitno brskate po mestih, kjer se nahajajo vaše podatkovne datoteke.
Izberite želeno datoteko in kliknite »Odpri«, da boste lahko dostopali do podatkov, shranjenih v datoteki. Ko boste obnovljeni, boste lahko brskali in si ogledali elemente, kot bi običajno.
Če ne potrebujete več dostopa do varnostno kopirane podatkovne datoteke, lahko z desno miškino tipko kliknete zgornjo mapo in izberete možnost zapiranja..
Varnostno kopiranje in obnavljanje podatkovnih datotek je v veliki meri ročna dejavnost, vendar če nastavite mape za samodejno arhiviranje in jih arhivirate na lokacijo, kot je mapa v oblaku, potem imate nekaj varne varnosti..
Najboljši način, da zagotovite, da ne boste izgubili nobenih podatkov, je rutinsko varnostno kopiranje podatkovnih datotek na debelo. Želite kaj dodati? Obvestite nas v našem forumu za razprave. Kot vedno se veselimo vaših povratnih informacij.
